Es ist 7:10 Uhr, das Handy klingelt: Die Schulbegleitung hat sich krankgemeldet. Für viele Familien beginnt damit ein schwieriger Morgen. Kann Ihr Kind trotzdem zur Schule? Kommt jemand anderes? Und was, wenn die Schule anruft und sagt, Sie sollen Ihr Kind lieber abholen?
Dieser Ratgeber erklärt, was bei einem Ausfall der Schulbegleitung (I-Kraft, Integrationshelfer:in, Inklusionshilfe) passiert, wer wen informiert, was Sie von Träger, Schule und Amt erwarten können und was Sie tun, wenn die Begleitung über Wochen fehlt. Die Beispiele kommen aus unserem Alltag als Träger in Essen und im Ruhrgebiet.
Das Wichtigste in drei Sätzen
- Für die Vertretung ist der Träger zuständig, nicht Sie als Eltern. Ein guter Träger hat dafür einen Vertretungspool und eine feste Koordination, die Sie und die Schule früh am Morgen informiert.
- Fehlt die Schulbegleitung, bleibt Ihr Kind trotzdem schulpflichtig und die Schule trägt weiter die Aufsicht. Ein Ausschluss vom Unterricht ist in NRW nur als förmliche Ordnungsmaßnahme nach § 53 Schulgesetz möglich, nicht weil die Begleitung fehlt.
- Dauert der Ausfall länger, informieren Sie schriftlich das Amt, das die Hilfe bewilligt hat. Das Amt ist dafür verantwortlich, dass die bewilligte Leistung auch tatsächlich ankommt.
Die Ausfall-Matrix
Nicht jeder Ausfall ist gleich. Die Tabelle zeigt die häufigsten Situationen, wie wir sie bei Starke Schultern in Essen und den Nachbarstädten erleben, und was dann typischerweise passiert.
| Situation | Typische Dauer | Was der Träger tut | Was Sie tun |
|---|---|---|---|
| Schulbegleitung kurzfristig krank (Krankmeldung am Morgen) | ein bis drei Tage | Koordination informiert Eltern und Schule, prüft eine Vertretung aus dem Pool | Nachricht abwarten, Ihr Kind in der Regel normal zur Schule schicken, Besonderheiten für den Tag mitteilen |
| Schulbegleitung länger krank | eine bis mehrere Wochen | feste Vertretung einplanen, Übergabe an die Vertretung organisieren | Infos zu Ihrem Kind für die Vertretung bereitstellen, Kennenlernen ermöglichen |
| Geplante Abwesenheit (Fortbildung, Arzttermin, Urlaub außerhalb der Ferien) | einzelne Tage | Vertretung vorab planen und ankündigen | Termin in den Familienkalender, Kind vorbereiten |
| Urlaub der Schulbegleitung | in der Regel in den Schulferien | Urlaub liegt üblicherweise in den Ferien, weil der Einsatz an Schultage gebunden ist | nichts, solange keine Ferienbetreuung bewilligt ist |
| Ihr Kind ist krank | ein bis mehrere Tage | Schulbegleitung wird informiert, Einsatz entfällt für die Tage | Kind wie gewohnt in der Schule krankmelden und zusätzlich Träger oder Schulbegleitung informieren |
| Ihr Kind ist länger krank oder im Krankenhaus | mehrere Wochen | mit Familie und Amt klären, wie der Wiedereinstieg begleitet wird | Amt informieren, Rückkehr mit Schule und Träger planen |
| Schulbegleitung kündigt oder wechselt | dauerhaft | Nachfolge suchen, Übergabe und Kennenlernen organisieren | Wünsche zur Nachfolge äußern, Übergangszeit gemeinsam planen |
| Träger findet über Wochen keine Vertretung oder Nachfolge | offen | Amt informieren, Lösungen suchen | Amt schriftlich informieren, Trägerwechsel prüfen (siehe unten) |
Maßgeblich für Stunden und Einsatzorte bleibt immer Ihr eigener Bescheid. Was dort steht, prüfen Sie mit unserer Bescheid-Checkliste.
Wer ist wofür zuständig?
| Beteiligte | Verantwortung bei einem Ausfall |
|---|---|
| Träger der Schulbegleitung | Vertretung organisieren, Eltern und Schule informieren, Übergabe an die Vertretung sicherstellen, bei längerem Ausfall Nachfolge suchen |
| Schule | Aufsicht und Unterricht für Ihr Kind wie für alle anderen, Tagesplanung so anpassen, dass Ihr Kind gut durch den Tag kommt |
| Jugendamt (§ 35a SGB VIII) oder Sozialamt (§ 112 SGB IX) | Gesamtverantwortung dafür, dass die bewilligte Hilfe tatsächlich erbracht wird (§ 79 SGB VIII, § 95 SGB IX), Ansprechpartner bei Dauerausfall |
| Eltern | Träger über Krankheit des Kindes informieren, Infos für Vertretungen bereitstellen, bei Dauerausfall das Amt informieren |
Wichtig: Die Schulbegleitung ist für Ihr Kind bewilligt und ersetzt nicht die Aufsicht der Schule. Fällt sie aus, fällt nicht die Verantwortung der Schule weg.
Darf die Schule Ihr Kind nach Hause schicken?
Diese Frage hören wir oft. Die kurze Antwort: Die Schule darf Ihr Kind nicht allein deshalb vom Unterricht ausschließen, weil die Schulbegleitung fehlt.
- Schulpflicht gilt weiter. Ihr Kind ist nach dem Schulgesetz NRW schulpflichtig und zur Teilnahme am Unterricht verpflichtet (§ 41 und § 43 SchulG). Das gilt auch an Tagen ohne Begleitung.
- Ein Ausschluss hat ein Verfahren. Ein vorübergehender Ausschluss vom Unterricht ist in NRW eine Ordnungsmaßnahme nach § 53 SchulG. Dafür gibt es klare Voraussetzungen und ein förmliches Verfahren mit Anhörung. Ein Anruf „Holen Sie Ihr Kind bitte ab, die Begleitung ist nicht da“ ist keine solche Maßnahme.
- Absprachen sind trotzdem sinnvoll. Manchmal ist ein verkürzter Tag die bessere Lösung für Ihr Kind, etwa wenn es mit einer fremden Person überfordert wäre. Das sollte dann eine gemeinsame Entscheidung mit Ihnen sein, die Sie freiwillig treffen, und keine Dauerlösung.
Wenn Sie wiederholt gebeten werden, Ihr Kind abzuholen oder zu Hause zu lassen, schreiben Sie die Tage mit. Sprechen Sie Klassenleitung und Schulleitung an und informieren Sie den Träger. Häufen sich die Ausfälle, gehört das Thema auch in das nächste Hilfeplangespräch.
Wie eine Vertretung gut gelingt
Eine Vertretung ist für viele Kinder eine echte Herausforderung, besonders bei Autismus, ADHS oder FASD, wenn Routinen und vertraute Personen viel Sicherheit geben. Diese Punkte machen den Unterschied:
- Vertretung aus einem festen Pool. Bei Starke Schultern kommen Vertretungen aus einem Vertretungspool und werden von einer festen Koordination eingesetzt. Gute Praxis ist, bei einem Kind möglichst immer wieder dieselben Vertretungspersonen einzusetzen.
- Kurze schriftliche Übergabe. Die Vertretung braucht keine ganze Akte, aber die wichtigsten Punkte: Tagesablauf, Rückzugsort, Signale für Überforderung, was hilft, was nicht hilft, Medikamente, Notfallkontakte. Dafür eignet sich unsere kostenlose Übergabemappe, die genau für Vertretungen und Wechsel gedacht ist.
- Kind vorbereiten. Ein Foto der möglichen Vertretung, ein kurzes Kennenlernen in der Schule oder ein Satz am Vorabend („Wenn Frau K. mal krank ist, kommt Herr M.“) nimmt viel Unsicherheit.
- Rückmeldung am Ende des Tages. Ein kurzer Austausch zwischen Vertretung und Eltern oder Schule zeigt, was gut lief und was beim nächsten Mal anders laufen sollte.
Eine Garantie auf eine Vertretung an jedem einzelnen Tag kann kein Träger seriös geben. Ein Träger sollte Ihnen aber erklären können, wie er Vertretungen organisiert und wie schnell er in der Regel reagiert.
Zeitplan: Was am Ausfalltag passiert
So läuft ein kurzfristiger Ausfall bei uns im Idealfall ab. Die Zeiten sind Erfahrungswerte, keine Zusage.
| Wann | Was passiert | Wer |
|---|---|---|
| früh am Morgen | Schulbegleitung meldet sich bei der Koordination krank | Schulbegleitung |
| direkt danach | Koordination prüft, ob eine Vertretung verfügbar ist | Träger |
| vor Schulbeginn | Eltern und Schule erhalten eine Nachricht: Vertretung kommt, oder heute ohne Begleitung | Träger |
| im Lauf des Tages | Vertretung erhält die Übergabeinfos, Schule passt den Tag an | Träger, Schule |
| am Nachmittag | Info, ob die Krankmeldung länger dauert und wie es morgen weitergeht | Träger |
| ab etwa einer Woche Ausfall | feste Vertretung für die Dauer der Krankheit einplanen | Träger |
Wenn Ihr Kind krank ist
Auch der umgekehrte Fall ist wichtig. Ist Ihr Kind krank, melden Sie es wie gewohnt bei der Schule krank und sagen zusätzlich dem Träger oder der Schulbegleitung Bescheid, am besten am Vorabend oder früh am Morgen. So steht niemand umsonst vor der Schule.
| Frage | Was in der Praxis gilt |
|---|---|
| Kostet es Sie etwas, wenn Ihr Kind fehlt? | Nein. Die Schulbegleitung bleibt für Familien kostenfrei, auch bei Fehltagen. |
| Werden die Stunden „verbraucht“? | Abgerechnet werden mit dem Amt die tatsächlich geleisteten Stunden. Fehltage Ihres Kindes führen nicht dazu, dass Ihnen später Stunden fehlen. |
| Was bei langer Krankheit oder Klinikaufenthalt? | Informieren Sie das Amt. Planen Sie die Rückkehr mit Schule und Träger, oft hilft ein stufenweiser Wiedereinstieg. |
| Muss die Hilfe nach langer Pause neu beantragt werden? | In der Regel nicht, solange der Bewilligungszeitraum läuft. Klären Sie das bei langen Pausen schriftlich mit dem Amt. |
Dauerausfall: Was Sie tun können
Fehlt die Schulbegleitung über mehrere Wochen und gibt es keine verlässliche Vertretung, sollten Sie aktiv werden. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:
- Ausfälle dokumentieren. Notieren Sie jeden Tag ohne Begleitung, ob Ihr Kind früher abgeholt werden musste und was die Schule mitgeteilt hat.
- Träger schriftlich ansprechen. Fragen Sie nach, bis wann eine Vertretung oder Nachfolge geplant ist.
- Amt informieren. Schreiben Sie dem Jugendamt oder Sozialamt, das die Hilfe bewilligt hat, dass die Leistung seit einem bestimmten Datum nicht erbracht wird. Das Amt trägt die Verantwortung dafür, dass die Hilfe ankommt.
- Trägerwechsel prüfen. Sie haben ein Wunsch- und Wahlrecht (§ 5 SGB VIII, § 8 und § 104 SGB IX). Wie ein Wechsel abläuft, steht im Ratgeber Schulbegleitung: Anbieter wechseln.
- Nicht einfach selbst organisieren. Wenn Sie eine Begleitperson auf eigene Faust beauftragen und die Rechnung später einreichen, ist das Geld bei § 35a SGB VIII ohne vorherige Einbindung des Jugendamts in der Regel verloren (§ 36a Abs. 3 SGB VIII). Sprechen Sie immer zuerst mit dem Amt.
Mustertext: Mitteilung an das Amt bei längerem Ausfall
Sehr geehrte Damen und Herren,
für unser Kind [Name, Geburtsdatum, Aktenzeichen] ist eine Schulbegleitung nach [§ 35a SGB VIII / § 112 SGB IX] im Umfang von [Stunden] pro Woche bewilligt (Bescheid vom [Datum]). Leistungserbringer ist [Träger].
Seit dem [Datum] wird die Schulbegleitung nicht oder nur teilweise erbracht. An folgenden Tagen war keine Begleitung anwesend: [Daten]. An [Anzahl] Tagen mussten wir unser Kind auf Bitte der Schule früher abholen.
Wir bitten Sie, gemeinsam mit uns und dem Träger kurzfristig eine Lösung zu finden, damit die bewilligte Hilfe wieder verlässlich ankommt. Bitte teilen Sie uns bis zum [Datum] mit, wie es weitergeht.
Mit freundlichen Grüßen [Name, Anschrift, Telefon]
Notfallplan für den Ausfalltag (zum Ausdrucken)
- Telefonnummer der Koordination des Trägers ist gespeichert
- Die Schule hat Ihre aktuelle Handynummer und weiß, wann Sie erreichbar sind
- Übergabemappe oder Steckbrief Ihres Kindes liegt beim Träger und in der Schule
- Ihr Kind kennt mindestens eine mögliche Vertretung vom Sehen
- Es gibt eine Absprache mit der Schule, wie ein Tag ohne Begleitung aussieht (Sitzplatz, Pausen, Rückzugsort)
- Medikamentengabe ist auch ohne Schulbegleitung schriftlich geregelt
- Sie wissen, wer Ihr Kind im Notfall abholen kann
- Ausfalltage werden in einer einfachen Liste notiert
Erste Adressen in Essen und den Nachbarstädten
Bei längeren Ausfällen ist das Amt Ihr Ansprechpartner, das auch die Schulbegleitung bewilligt hat. In Essen sind das:
| Rechtsgrundlage | Zuständige Stelle in Essen | Ratgeber |
|---|---|---|
| § 35a SGB VIII (seelische Behinderung, zum Beispiel Autismus, ADHS) | Jugendamt der Stadt Essen | Eingliederungshilfe in Essen beantragen |
| § 112 SGB IX (körperliche oder geistige Behinderung) | Amt für Soziales und Wohnen der Stadt Essen | § 35a oder § 112 |
Für die Nachbarstädte finden Sie Adressen in unseren Antrag-Ratgebern für Mülheim, Oberhausen, Bottrop, Gelsenkirchen, Duisburg, Velbert und Köln. Steht eine Klassenfahrt an, lesen Sie auch Klassenfahrt mit Schulbegleitung.
Worauf Sie bei der Trägerwahl achten sollten
Wie gut Ausfälle aufgefangen werden, entscheidet sich schon bei der Wahl des Trägers. Fragen Sie im Erstgespräch:
| Frage an den Träger | Gute Antwort |
|---|---|
| Wie organisieren Sie Vertretungen? | fester Vertretungspool, eine Koordination als Ansprechperson |
| Wann erfahren wir von einem Ausfall? | möglichst vor Schulbeginn, per Anruf oder Nachricht |
| Wie wird die Vertretung eingearbeitet? | schriftliche Übergabe, möglichst bekannte Gesichter |
| Wann wird Urlaub genommen? | in den Schulferien |
| Was passiert bei Kündigung der Schulbegleitung? | Nachfolge mit Kennenlernen und Übergangszeit |
Mehr Kriterien finden Sie im Ratgeber Schulbegleitung in Essen: Worauf Eltern bei der Trägerwahl achten sollten.
Häufige Fragen
Muss ich mein Kind zu Hause lassen, wenn die Schulbegleitung krank ist?
Nein. Ihr Kind bleibt schulpflichtig, und die Schule trägt weiter die Aufsicht. Ob ein Tag ohne Begleitung für Ihr Kind gut machbar ist, besprechen Sie am besten vorab mit Schule und Träger, damit es für den Fall eine Absprache gibt.
Bekomme ich automatisch eine Vertretung?
Der Träger ist dafür zuständig, eine Vertretung zu organisieren. Bei Starke Schultern gibt es dafür einen Vertretungspool und eine feste Koordination. Eine Garantie für jeden einzelnen Tag gibt es nicht, aber Sie sollten verlässlich informiert werden.
Kann ich die Vertretung ablehnen?
Sie können Bedenken äußern, und ein guter Träger nimmt sie ernst, etwa wenn Ihr Kind mit einer bestimmten Person schlechte Erfahrungen gemacht hat. Bei kurzen Vertretungen geht es aber meist um wenige Tage, und Flexibilität auf allen Seiten hilft Ihrem Kind am meisten.
Macht die Schulbegleitung in den Schulferien Urlaub?
In der Regel ja. Weil die Schulbegleitung an Schultage gebunden ist, liegt ihr Urlaub üblicherweise in den Schulferien. Fragen Sie Ihren Träger, wie er das handhabt.
Mein Kind ist oft krank. Gefährdet das die Bewilligung?
Häufige Fehltage wegen Krankheit sind kein Grund, die Hilfe zu streichen. Sprechen Sie längere Fehlzeiten aber offen im Hilfeplangespräch an, damit der Bedarf richtig eingeschätzt wird.
Was, wenn der Träger über Wochen niemanden schickt?
Dokumentieren Sie die Ausfälle, informieren Sie schriftlich das Amt und prüfen Sie einen Trägerwechsel. Das Amt ist dafür verantwortlich, dass die bewilligte Hilfe tatsächlich ankommt.
Darf eine Lehrkraft oder ein anderer Schulbegleiter aus der Klasse einspringen?
Die Lehrkraft hat ohnehin die Aufsicht für alle Kinder. Eine Schulbegleitung, die für ein anderes Kind bewilligt ist, darf nicht einfach dauerhaft Ihr Kind mitbetreuen. In Pool-Modellen kann das anders geregelt sein, das steht dann im Bescheid.
Wer bezahlt die Vertretung?
Die Vertretung wird wie die normale Schulbegleitung über die Bewilligung abgerechnet. Für Familien bleibt sie kostenfrei.
Unterstützung durch Starke Schultern
Ein Ausfall soll für Ihr Kind kein verlorener Schultag werden. Bei Starke Schultern kümmern sich eine feste Koordination und ein Vertretungspool darum, dass Sie früh informiert werden und Vertretungen gut vorbereitet sind. Wir helfen auch, wenn Sie gerade bei einem anderen Träger mit Dauerausfällen kämpfen und wechseln möchten. Für Familien ist das kostenfrei. Start: Schulbegleitung in Essen, Schulbegleitung im Ruhrgebiet, Kontakt oder Hilfeportal. Telefon 0201 858 96787, E-Mail info@starkeschultern.com.