Datenschutzerklärung

Als Betreiber der Website www.starkeschultern.com und als verantwortliche Stelle nehmen wir den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Starke Schultern UG (Haftungsbeschränkt)
Ruhrallee 185
45136 Essen
Deutschland

Telefon: +49 (0) 201 858 96787
E-Mail: info@starkeschultern.com

I a. Datenschutzbeauftragter

Unser externer Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter:

heyData GmbH
Schützenstraße 5
10117 Berlin
Telefon: +49 89 41325320
E-Mail: datenschutz@heydata.eu

Sie können sich mit allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz sowie zur Ausübung Ihrer Rechte jederzeit direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

II. Allgemeines zur Datenverarbeitung

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie der Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Soweit eine Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage. Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses erforderlich, dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage.

3. Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber vorgesehen wurde.

III. Hosting und Datenbank

Unsere Website und ihre Subdomains werden bei Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaka, Zypern, betrieben. Die Daten, die beim Aufruf erfasst werden (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, Browsertyp), werden auf den Servern des Hosters verarbeitet. Hostinger nutzt dafür auch ein weltweites Netz zur schnellen Auslieferung; soweit dabei Daten außerhalb der EU verarbeitet werden, ist dies durch EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) abgesichert.

Daten aus Formularen, Bewerbungen und unseren Anwendungen speichern wir in einer Datenbank des Anbieters Supabase Inc. Die Datenbanken und Dateiablagen liegen in Rechenzentren in Frankfurt am Main. Da Supabase seinen Sitz in den USA hat, ist ein Zugriff aus den USA nicht ausgeschlossen; er ist durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Auch unsere Erklärvideos werden aus dieser Dateiablage geladen.

Hostinger und Supabase verarbeiten die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und zuverlässigen Betrieb.

IV. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite werden automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners erfasst. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

V. Verwendung von Cookies

Unsere Webseite verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind (z. B. Session-Cookies für die Authentifizierung im internen Bereich). Es werden keine Analyse- oder Tracking-Cookies eingesetzt.

Die Rechtsgrundlage für technisch notwendige Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden.

V a. IQSB-Siegel

In der Fußzeile zeigen wir unser Qualitätssiegel des Instituts für Qualität in der Schulbegleitung (IQSB). Das Siegel wird live von iqsb.de geladen, damit es stets den aktuellen Prüfstatus zeigt. Dabei überträgt Ihr Browser technisch bedingt Ihre IP-Adresse und die aufgerufene Seite an den Server von iqsb.de. Cookies setzt das Siegel nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der nachprüfbare Nachweis unserer Qualität.

VI. Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

Auf unserer Internetseite ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Die in der Eingabemaske eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht) werden an uns übermittelt und gespeichert. Es erfolgt keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

VI a. Hilfeportal (hilfeportal.starkeschultern.com)

Für die strukturierte Antragsprüfung betreiben wir die Subdomain hilfeportal.starkeschultern.com. Familien können dort ihren Fall schildern und vorhandene Unterlagen (z. B. Gutachten, Bescheide, Schulberichte) verschlüsselt hochladen. Verantwortliche Stelle bleibt die Starke Schultern UG (haftungsbeschränkt). Die ausführlichen Hinweise zur Datenverarbeitung im Hilfeportal - insbesondere zu Aufbewahrungsfristen, eingesetzten Dienstleistern und Ihren Rechten - finden Sie in der dortigen Datenschutzerklärung. Grundlage sind vor allem Ihre Einwilligungen (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), daneben Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Das Hilfeportal setzt KI-Werkzeuge ein; die Einzelheiten stehen in der dortigen Datenschutzerklärung.

VI b. Telefon und KI-Telefonassistentin

Anrufe unter unserer Rufnummer 0201 858 96787 nimmt zunächst Klara entgegen, eine KI-Telefonassistentin. Sie weist zu Beginn darauf hin, dass sie eine KI ist, fragt nach Ihrem Anliegen und stellt Sie bei Bedarf zu uns durch oder nimmt eine Rückrufbitte auf. Sie können jederzeit verlangen, mit einem Menschen zu sprechen.

Dabei werden Ihre Rufnummer, Ihr Name, soweit Sie ihn nennen, und der Inhalt des Gesprächs verarbeitet. Das Gespräch wird nicht als Tonaufnahme gespeichert. Gespeichert werden ein Textprotokoll, Name, Rufnummer und Anliegen, damit wir zurückrufen und Ihr Anliegen bearbeiten können. Diese Inhalte löschen wir nach 30 Tagen.

Eingesetzte Dienste: die Telefonie läuft über sipgate GmbH, Düsseldorf; die Assistentin selbst läuft auf unserem eigenen Server in Deutschland (Hostinger). Für die Spracherkennung nutzen wir Deepgram (Verarbeitung über den EU-Dienst von Deepgram), für das Sprachverständnis und die Auswertung Modelle von Anthropic über Amazon Web Services (AWS Bedrock, Rechenzentrum in Frankfurt am Main), für die Sprachausgabe ElevenLabs. Diese Anbieter verarbeiten die Daten in unserem Auftrag; soweit dabei Daten in die USA gelangen können, ist dies durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einer jederzeit erreichbaren Anrufannahme). Nennen Sie am Telefon von sich aus Gesundheitsdaten, verarbeiten wir diese nur, um Ihr Anliegen zu bearbeiten (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO durch Ihre freiwillige Mitteilung). Möchten Sie nicht mit der KI sprechen, schreiben Sie uns gern eine E-Mail an info@starkeschultern.com.

Mit unserem Newsletter informieren wir über Schulbegleitung, Inklusion, Anträge und Neuigkeiten von Starke Schultern. Für die Anmeldung benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse und die Angabe, was auf Sie zutrifft (Interesse an Schulbegleitung, Tätigkeit an einer Schule oder Begleitung Ihres Kindes durch uns), damit Sie passende Inhalte erhalten.

Bestätigung (Double-Opt-in): Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach Ihrer Bestätigung senden wir Ihnen den Newsletter. Bestätigen Sie nicht, löschen wir die Anmeldung nach 30 Tagen. Um Ihre Einwilligung nachweisen zu können, speichern wir den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung, den Wortlaut der Einwilligung sowie eine verschlüsselte, nicht rückrechenbare Kennung Ihres Internetanschlusses, die nur zum Schutz vor Missbrauch dient.

Versand und Auswertung: Der Newsletter wird über Hostinger Reach versendet, einen Dienst der Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaka, Zypern, der in unserem Auftrag tätig ist (Art. 28 DSGVO). Dort werden Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Zielgruppe gespeichert. Hostinger Reach wertet aus, ob ein Newsletter geöffnet wurde und welche Links angeklickt wurden, damit wir unsere Inhalte verbessern können. Diese Auswertung ist Teil Ihrer Einwilligung.

Rechtsgrundlage und Widerruf: Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), für den Nachweis der Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Sie können die Einwilligung jederzeit über den Abmeldelink in jedem Newsletter oder per E-Mail an info@starkeschultern.com widerrufen. Danach erhalten Sie keinen Newsletter mehr; den Nachweis Ihrer früheren Einwilligung bewahren wir noch drei Jahre auf und löschen ihn dann.

VII. Bewerbungen

Über unser Online-Bewerbungsformular auf jobs.starkeschultern.com oder per E-Mail an jobs@starkeschultern.com können Sie sich bei uns bewerben. Dabei werden folgende Daten erhoben:

Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse
Telefonnummer (optional)
Anschrift (Straße, Postleitzahl, Ort)
Gewünschte Position und Einsatzort
Anschreiben / Freitext-Nachricht (optional)
Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse)

KI-Unterstützung: Damit wir Bewerbungen zügig bearbeiten können, lesen KI-Modelle des Anbieters OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland; Verarbeitung auch durch OpenAI, L.L.C. in den USA) den Text Ihrer Unterlagen aus und fassen Qualifikationen, Erfahrungen und Sprachkenntnisse in einem einheitlichen Datenblatt zusammen. OpenAI verarbeitet die Daten in unserem Auftrag, nutzt sie nicht zum Training und löscht sie nach höchstens 30 Tagen; die Übermittlung in die USA ist durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Merkmale wie Alter, Herkunft, Religion, Geschlecht oder Gesundheit werten wir nicht aus. Über Ihre Bewerbung entscheidet immer ein Mensch; eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Entfernung zum Einsatzort: Um passende Einsatzorte in Ihrer Nähe zu finden, wandeln wir Ihre Anschrift in Koordinaten um. Dafür übermitteln wir die Anschrift ohne Namen an den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht).

Nachrichten zum Stand: Wir bestätigen den Eingang Ihrer Bewerbung, informieren Sie über den Stand und stellen Ihnen eine persönliche Statusseite bereit. Können wir Ihnen innerhalb von 12 Wochen keine passende Stelle anbieten, schließen wir die Bewerbung mit einer Nachricht ab; eine inhaltliche Bewertung Ihrer Person ist damit nicht verbunden.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) sowie Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses).

Speicherdauer: Im Falle einer Absage werden Ihre Bewerbungsdaten nach spätestens 6 Monaten automatisch gelöscht, einschließlich aller hochgeladenen Dokumente. Bei einer Einstellung werden die Daten in die Personalakte überführt.

VII a. Gesprächsprotokolle

Zur Dokumentation unserer Betreuungs- und Bewerbungsprozesse erstellen wir zu Telefonaten und persönlichen Gesprächen (zum Beispiel Erstgespräche, Kennenlerntermine, Hilfeplangespräche, Bewerbungsgespräche) strukturierte Gesprächsprotokolle. Dazu setzen wir ein Aufnahmegerät des Anbieters Pocket (heypocket.com) ein, das das Gespräch automatisch transkribiert und daraus eine Zusammenfassung erzeugt.

Wir speichern weder die Tonaufnahme noch das wörtliche Transkript dauerhaft. In unsere internen Systeme übernehmen wir ausschließlich die strukturierte Zusammenfassung (Anlass, Teilnehmer, Kernaussagen, Vereinbarungen, offene Punkte, nächste Schritte); Aufnahme und Transkript werden nach der Übernahme gelöscht. Die Gesprächsprotokolle sind nur für die Geschäftsführung und die Koordination zugänglich und werden nicht an Dritte weitergegeben, sofern Sie dem nicht gesondert zustimmen (zum Beispiel im Rahmen einer Schweigepflichtsentbindung).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Erfüllung des Betreuungs- beziehungsweise Bewerbungsverhältnisses) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einer verlässlichen Dokumentation). Sie können der Erstellung eines Gesprächsprotokolls jederzeit widersprechen, auch zu Beginn eines Gesprächs; wir verzichten dann auf die Aufzeichnung. Die Protokolle werden so lange gespeichert, wie sie für die Betreuung beziehungsweise das Bewerbungsverfahren erforderlich sind, und danach gelöscht.

VII b. Begleit-App (App für unsere Mitarbeitenden)

Die Begleit-App (app.starkeschultern.com, auch als App für iPhone und Android) ist das Arbeitswerkzeug unserer Beschäftigten. Ein Zugang ist nur per Einladung möglich. In der Begleit-App erfassen unsere Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten, dokumentieren ihre Einsätze, melden Abwesenheiten, unterschreiben Verträge, erhalten Nachrichten und nehmen an Fortbildungen teil.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten als Arbeitgeber), jeweils in Verbindung mit Art. 88 DSGVO und § 26 BDSG. Gesundheitsdaten wie Krankmeldungen verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO. Ergänzend gelten die Datenschutzhinweise, die unsere Mitarbeitenden mit dem Arbeitsvertrag erhalten (Anlage 2).

Bezug über App Store und Google Play: Die App laden Sie über den App Store von Apple oder über Google Play herunter. Für den Download und Ihr Konto beim jeweiligen Store gelten die Datenschutzbestimmungen von Apple bzw. Google. Wir erhalten von Apple und Google keine personenbezogenen Daten über Ihren Download.

Mitteilungen aufs Handy: Mitteilungen (zum Beispiel zu neuen Nachrichten oder Erinnerungen an den Zeiteintrag) erhalten Sie nur, wenn Sie dies auf Ihrem Gerät erlauben. Sie können sie jederzeit in der App oder in den Einstellungen Ihres Geräts abschalten. Für die Zustellung speichern wir eine Gerätekennung (Push-Token). Auf dem iPhone werden Mitteilungen über den Apple Push Notification Service der Apple Inc. zugestellt, auf Android über Firebase Cloud Messaging der Google Ireland Ltd. bzw. Google LLC. Die Mitteilungen enthalten keine Namen von Kindern und keine Gesundheitsangaben. Soweit Daten dabei in die USA übermittelt werden, stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Apple und Google zertifiziert sind. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können.

Kamera und Dokumentenscanner: Mit der Kamera können Sie Krankmeldungen und andere Unterlagen scannen. Das Erkennen und Zuschneiden der Seiten geschieht auf Ihrem Gerät (iPhone: Apple VisionKit, Android: Google ML Kit über die Google-Play-Dienste). Hochgeladen wird nur das fertige Ergebnis als PDF.

Krankmeldungen: Eine hochgeladene Krankmeldung sehen nur Sie selbst, die Geschäftsführung und eine von ihr ausdrücklich bestimmte Vertretung. Die Koordination sieht nur, dass eine Krankmeldung vorliegt, nicht die Datei selbst. Die Datei wird sechs Monate nach dem Hochladen automatisch gelöscht; erhalten bleibt nur der Eintrag der Abwesenheit, den wir für die Lohnabrechnung benötigen.

Führungszeugnis und Masernschutz: Ihr Führungszeugnis und den Nachweis über Ihren Masernschutz, den Schulen nach § 20 Infektionsschutzgesetz verlangen, können Sie zur Einsichtnahme in der App hochladen. Die Dateien sehen nur die Geschäftsführung und ihre Vertretung. Sie werden gelöscht, sobald wir sie geprüft haben, spätestens aber nach 30 Tagen. Gespeichert bleiben beim Führungszeugnis nur das Datum des Zeugnisses, das Datum der Einsichtnahme und ob ein Eintrag vorliegt (§ 72a Abs. 5 SGB VIII), beim Masernschutz nur die Art des Nachweises und das Datum der Prüfung.

Face ID und Fingerabdruck: Die App lässt sich mit Face ID oder Fingerabdruck entsperren. Die Prüfung findet ausschließlich auf Ihrem Gerät statt. Wir erhalten keine biometrischen Daten.

Speicherort: Die Daten der Begleit-App speichern wir wie bei unseren übrigen Anwendungen bei Supabase in Frankfurt am Main (siehe Abschnitt III). Auf Ihrem Gerät bleiben nur Ihre Anmeldung, Einstellungen und Dateien, die Sie gerade ansehen, im Zwischenspeicher. Auf Android sind die Daten der App von der Sicherung in Google-Konten ausgeschlossen.

VIII. E-Mail-Versand

Für den Versand von E-Mails im Rahmen des Bewerbungsprozesses und der Kontaktaufnahme nutzen wir den Dienst von Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern. Hostinger verarbeitet Ihre Daten in unserem Auftrag und ist vertraglich verpflichtet, die Bestimmungen der DSGVO einzuhalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

IX. Links zu anderen Websites

Unsere Homepage kann Links zu Websites Dritter enthalten. Wenn Sie einem Link folgen, beachten Sie bitte, dass wir keine Verantwortung für fremde Inhalte oder Datenschutzbedingungen übernehmen können.

X. Datensicherheit

Wir sichern unsere Website und sonstigen Systeme durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen ab. Die Übertragung aller Daten erfolgt verschlüsselt über HTTPS/TLS.

XI. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

Auskunftsrecht - Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten verlangen (Art. 15 DSGVO).
Recht auf Berichtigung - Sie haben ein Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO).
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung - Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 18 DSGVO).
Recht auf Löschung - Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind (Art. 17 DSGVO).
Recht auf Datenübertragbarkeit - Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO).
Widerspruchsrecht - Sie haben das Recht, der Verarbeitung jederzeit zu widersprechen (Art. 21 DSGVO).
Recht auf Widerruf - Sie haben das Recht, Ihre Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Beschwerderecht - Ihnen steht das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

XII. Änderungen der Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Stand: Oktober 2026